Розділ 06. Загальні принципи роботи в «BAS (1С) Бухгалтерія»
1. Інтерфейс програми
1.1. Основні елементи інтерфейсу
Зовнішній вигляд (інтерфейс) екранних форм програми залежить від використовуваної функціональності і налаштовується користувачем, тому може відрізнятися від представлених на малюнках.
Основним елементом інтерфейсу є «Панель розділів». За замовчуванням вона розташована ліворуч. Назви більшості розділів відповідають напрямкам обліку та містять функціонал для відображення господарських операцій за цим напрямком обліку: «Купівлі», «Продажі», «Банк і каса», «Зарплата і кадри» тощо. Крім того, є низка розділів із загальною функціональністю: «Головне», «Операції», «Довідники», «Звіти», «Адміністрування».
При виборі будь-якого розділу відкривається область дій, з якої можна відкривати списки і журнали документів, довідники, звіти.
Поряд з панеллю розділів важливими елементами управління є:
● Головне меню, за допомогою якого можна налаштовувати зовнішній вигляд програми, працювати з вікнами, проводити дії з файлами, текстами, таблицями, а також звернутися до довідкової інформації;
● Панель інструментів, на якій розташовуються команди відкриття форм:
- «Вибране» - посилання на команди і дані, які були додані користувачем до списку обраних;
- «Історія» - посилання на відкриті раніше форми, впорядковані за часом відкриття;
- «Пошук» - контекстний пошук по об'єктах програми.
На стартової сторінки розміщуються найважливіші інструменти:
● «Завдачі бухгалтера»,
● «Монітор керівника».
Завдання бухгалтера створюються автоматично та допомагають виконати необхідні налаштування.
«Монітор керівника» дає змогу отримувати інформацію про поточний фінансовий стан організації на основі даних бухгалтерського обліку. «Монітор керівника» можна переглянути на початкової сторінці. Для цього потрібно перевести перемикач у положення «Монітор керівника».
Монітор відображає оперативну інформацію на поточний день по ряду показників.
Деталізувати оперативні дані можна за допомогою звітів, які відкриваються за гіперпосиланнями з монітора керівника. Ці ж звіти можна відкрити в розділі «Керівнику».
У робочої області У програмах відкриваються форми об’єктів конфігурації: списків та елементів довідників, документів, списків та журналів документів. У будь-якій із них є кнопки: переходу до початкової сторінки; переходу між відкритими формами; додавання поточної форми до обраного; кнопка «Ще», за допомогою якої можна отримати доступ до додаткових функцій і кнопок, що не входять до форми.
1.2. Настройка елементів інтерфейсу
Користувач може самостійно налаштувати зовнішній вигляд програми, в тому числі:
● вмикати та вимикати необхідні розділи;
● вмикати та вимикати необхідні команди в розділах;
● налаштувати розташування панелей;
● налаштувати склад полів в формах списків, довідників, документів.
Всі зазначені настройки є індивідуальними і виконуються персонально для кожного користувача, але можуть бути застосовані і до іншого користувача за допомогою копіювання налаштувань (розділ «Адміністрування»).
Налаштування панелі розділів (Головне меню — «Настройки») дає змогу залишити на панелі розділів користувача лише ті з них, які йому дійсно потрібні для роботи. Наприклад, для бухгалтера, який займається обліком взаєморозрахунків із контрагентами, можна залишити розділи «Банк і каса», «Продажі», «Купівлі», «Склад» — розділи із загальною функціональністю, а решту — приховати.
Усередині кожного розділу також є можливість налаштувати функціональність, яка буде відображатися в області команд, навігації і дій по посиланнях «Настройка навігації» і «Настройка дій».
Для зручності роботи на екран можна вивести й додаткові панелі (Головне меню «Налаштування» — «Налаштування панелей»): функцій поточного розділу, обраного, історії, відкритих вікон.
У цій же формі налаштовується взаємне розташування панелей (перетягуванням мишкою) і основною робочою області програми.
Вид будь-якої форми (списків, журналів, документів, елементів довідника) може налаштовуватися відповідно до потреб користувача (команда «Ще» - «Змінити форму»). Наприклад, в списку номенклатури можна налаштувати відображення колонок, прибравши зайві (наприклад, артикул).
2. Методологія роботи у програмі
2.1. Першочергові дії
При першому запуску програми автоматично виконується початкове заповнення інформаційної бази.
Програма поставляється з уже заповненою планами рахунків і іншими настройками, підготовленими для ведення бухгалтерського і податкового обліку. Проте, ці настройки можуть бути змінені користувачем.
Загальні відомості про нашу організацію вводяться у розділі «Головне» — «Організації». Для кожної організації (якщо їх декілька) потрібно вказати короткий та повний варіанти назви та інші відомості, передбачені формою елемента довідника «Організації» — потім ці відомості автоматично вноситимуться «BAS Бухгалтерією» до документів та звітних форм. Вводяться відомості про розрахункові рахунки організації, які відкриті в банках.
До початку реєстрації господарських подій вводяться відомості про облікову політику підприємства (розділ «Головне» — «Облікова політика»).
Параметри аналітичного обліку встановлюються у розділі «Головне» — «Параметри обліку».
Вводяться відомості про підрозділах організацій (з картки організації за посиланням «Підрозділи») і складах (розділ «Довідники» — «Товари та послуги» — «Склади»). Ці відомості використовуватимуться надалі для реєстрації місцезнаходження матеріальних цінностей. Крім того, відомості про підрозділи використовуватимуться під час введення даних про працівників.
Потрібно вказати відомості про відповідальних працівників підприємства, дані про які використовуватимуться програмою під час реєстрації господарських операцій та автоматичного заповнення друкованих форм документів: відомості про керівника, головного бухгалтера, касира, матеріально відповідальних осіб (з картки організації за посиланням «Відповідальні особи»).
До першого нарахування заробітної плати потрібно внести мінімальний набір відомостей про всіх інших працівників підприємства. Для цього в довідник співробітників організації (розділ «Заробітна плата та кадри» — «Кадровий облік» — «Співробітники») достатньо ввести прізвище, ім’я, по батькові кожного працівника та ідентифікаційний код.
Якщо програму впроваджують на підприємстві, що вже працює, то до інформаційної бази слід внести відомості, які характеризуватимуть господарський стан підприємства на момент початку обліку. Зокрема, потрібно внести перелік об’єктів обліку товарно-матеріальних цінностей (розділ «Довідники» — «Товари та послуги» — «Номенклатура»). Доцільно внести відомості про ділових партнерів підприємства — контрагентів (розділ «Довідники» — «Купівля та продаж» — «Контрагенти») та умовах співпраці з ними, хоча ці дані можна ввести й пізніше, під час реєстрації господарських операцій за документами. Умови співпраці з контрагентом зазначаються в договорі з ним, тому для кожного контрагента потрібно заповнити відомості щонайменше про один договір.
Початкові залишки на рахунках бухгалтерського обліку вводяться у формі «Помічник із введення початкових залишків» (розділ «Головне»).
У наступних розділах ми розглянемо все це на прикладі умовного підприємства ТОВ «Успіх».
2.2. Довідники
Дані про об'єкти аналітичного обліку, які передбачається багаторазово використовувати, зберігаються в довідниках і регістрах відомостей інформаційної бази.
Всі основні довідники можна переглянути і заповнити в розділі «Довідники» по ділянках обліку.
Об'єкт прикладного рішення «Довідник» дозволяє зберігати в інформаційній базі дані, що мають однакову структуру і списковий характер. Це можуть бути, наприклад, список співробітників, перелік товарів, список постачальників або покупців.
Кожен елемент довідника характеризується кодом і найменуванням. Крім коду й найменування, кожен елемент довідника, як правило, містить деяку додаткову інформацію, яка детально описує цей елемент. Наприклад, для контрагента такий додатковою інформацією є ІПН, код ЄДРПОУ тощо. Для зберігання цієї інформації служать реквізити довідника.
Довідники мають ієрархічну структуру. Наприклад, в тому ж довіднику «Контрагенти» можуть бути створені групи: «Постачальники», «Покупці» і т. Д. А в довіднику «Номенклатура»: «Товари», «Матеріали», «Продукція» тощо. Групи довідника можуть включати в себе і інші групи, створюючи тим самим багаторівневу ієрархічну структуру. Наприклад, в групі «Товари» це можуть групи: «Йогурти», «Морозиво», «Сири». А вже ці групи містять елементи (наприклад, в групі «Морозиво» це «Пломбір», «Крем-брюле»).
2.3. План рахунків у програмі
План рахунків бухгалтерського обліку в програмі містить рахунки та субрахунки, передбачені законодавством, а також ті, що пов’язані з методикою ведення обліку в програмі. Користувач не може видаляти заздалегідь визначені рахунки, але може додавати нові субрахунки.
План рахунків бухгалтерського обліку призначений для ведення бухгалтерського обліку активів і зобов'язань, доходів і витрат, а також для ведення податкового обліку.
План рахунків є частиною облікової політики організації. План рахунків бухгалтерського обліку налаштовується окремо від облікової політики у розділі «Головне» — «Настройки» — «План рахунків».
Користувач може вводити нові рахунки і субрахунка, встановлюючи їх наступні властивості:
● настройка аналітичного обліку;
● настройка кількісного обліку;
● настройка валютного обліку;
● настройки ведення податкового обліку:
● податкових призначень ПДВ: ознака включений для рахунків активів, облік яких ведеться в розрізі податкових призначень ПДВ; забезпечує окремий облік активів, придбаних для використання в оподатковуваних і неоподатковуваних операцій;
● сум п\о: ознака включений для рахунків необоротних активів, для яких ПКУ передбачає паралельний облік вартості за даними бухгалтерського та податкового обліку;
● ознаки активних, пасивних і активно-пасивних рахунків;
● ознаки позабалансових рахунків.
Настройка аналітичного обліку - це види субконто, які задаються в якості властивостей рахунків. По кожному рахунку може паралельно вестися аналітичний облік з використанням до трьох видів субконто включно.
Під субконто розуміється об’єкт аналітичного обліку. Під видом субконто розуміється сукупність однотипних об’єктів аналітичного обліку, з якої обирається об’єкт. У якості виду субконто можуть встановлюватися довідники, види документів та інші об’єкти. Програма постачається з попередньо визначеним переліком видів субконто. За необхідності користувач може вводити нові види субконто.
Наприклад, по рахунку 281 за замовчуванням застосовується 2 види субконто: Номенклатура і Склади.
У формі «План рахунків бухгалтерського обліку» за допомогою кнопок панелі команд можна ознайомитися з описом рахунку (кнопка «Опис рахунку»). За допомогою кнопки «Друк» у формі планів рахунків можна вивести на екран і роздрукувати План рахунків бухгалтерського обліку.
2.4. Кореспонденції рахунків
Довідник «Кореспонденція рахунків» — це навігатор по конфігурації, який можна використовувати як під час початкового освоєння програми, так і в поточній роботі під час реєстрації господарських операцій. Довідник відкривається з розділу «Головне» – «Операції» – «Ввести господарську операцію».
Довідник кореспонденцій бухгалтерських рахунків дозволяє за змістом господарської операції або по кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку по дебету і (або) кредиту рахунку зрозуміти, яким документом потрібно відобразити господарську операцію в конфігурації. Наприклад, по Дт вкажемо сч.281, а по Кт 631:
2.5. Реєстрація операцій за допомогою документів
Основним способом реєстрації подій господарської діяльності в програмі є введення документів.
Документи згруповані за видами діяльності підприємства і розділами обліку: документи для обліку виробничої діяльності доступні в розділі «Виробництво», документи для обліку операцій з грошовими коштами - в розділі «Банк і каса», документи для реєстрації подій з основними засобами доступні в розділі «ОЗ і НМА ».
Документ можна записати в інформаційну базу і провести. Запис в інформаційну базу без проведення може означати, що документ підготовлений заздалегідь для реєстрації майбутніх подій господарської діяльності. Для відображення події, що сталася в обліку документ слід провести - при цьому в інформаційній базі сформуються записи бухгалтерського обліку і записи в інших облікових регістрах.
Перед проведенням документа програма виконує ряд перевірок на повноту і правильність заповнення. Наприклад, документ «Реалізація товарів і послуг» не буде проведений, якщо за даними бухгалтерського обліку товару на складі недостатньо, але такий документ можна буде записати.
Назви документів визначені назвами подій господарської діяльності, для реєстрації яких вони призначені. Тому, з одного боку, ці назви можуть не збігатися з назвами форм первинних документів, затверджених державними органами, з іншого боку, один документ програми може відповідати одразу кільком паперовим регламентованим формам — відповідно такий документ можна буде роздрукувати в кількох варіантах. Так, документ «Реалізація товарів і послуг» (розділ «Продажі» — «Реалізація товарів і послуг») можна роздрукувати в таких варіантах: Акт про надання послуг; Видаткова накладна.
2.6. Журнал операцій
Записані документи і сформовані проводки відображаються в журналах. Журнал операцій — основний журнал, у якому відображаються всі документи, що формують проводки (у тому числі операції, введені вручну як особливий вид документа);
Також є окремі журнали документів, які відкриваються при натисканні на відповідний пункт меню (наприклад, якщо у розділі «Продажі» натиснути на пункт «Реалізація товарів і послуг», ми тим самим відкриємо Журнал документів реалізації.
Записи бухгалтерського обліку (проводки), а також записи в інших облікових регістрах, автоматично вносяться в інформаційну базу при проведенні документа, можна потім переглянути безпосередньо з форми документа - для цього слід скористатися відповідною кнопкою на командній панелі форми документа. 
2.7. Стандартні та регламентовані звіти
Ефективними засобами роботи з обліковими даними є Стандартні звіти (розділ «Звіти»). Стандартні звіти подають облікові дані у зручному для аналізу вигляді.
Для полегшення поточної бухгалтерської роботи призначений механізм розшифровки.
Так, під час підбиття підсумків звітного періоду бухгалтер може сформувати стандартний звіт «Оборотньо-сальдова відомість». Якщо в цьому звіті його зацікавить походження залишків або оборотів будь-якого рахунку, то для отримання більш детальної інформації бухгалтер може сформувати стандартний звіт «Картка рахунку», двічі клацнувши мишею на обраному рядку «Оборотньо-сальдової відомості». Якщо ж тепер бухгалтера зацікавить походження конкретної проводки, то подвійним клацанням миші по запису цієї проводки він зможе вивести на екран форму документа, що сформував цю проводку.
Програма автоматизує заповнення Регламентована звітність — звітів, затверджених нормативними документами. До регламентованої звітності належать податкові декларації та розрахунки, фінансові та статистичні звіти.
Форми регламентованої звітності доступні у розділі «Звіти» — «Вбудовані регламентовані звіти».
Форми регламентованої звітності періодично змінюються рішеннями державних органів. Розробники відстежують ці зміни та надають своїм користувачам можливість оновлення форм регламентованої звітності у використовуваних конфігураціях. Для оновлення форм використовується вбудований механізм оновлення конфігурації.
Програма заповнює регламентовані звіти даними, що зберігаються в інформаційній базі та розраховуються на їхній основі. Підготовлений регламентований звіт можна зберегти в інформаційній базі.
Ті регламентовані звіти, для яких передбачено таку можливість, можна завантажити в електронному вигляді (тобто у вигляді комп’ютерного файлу).
В цілому, методологію роботи в програмі можна представити у вигляді схеми:
Відеоуроки
Термінологічний словник
Ознайомтеся з термінологічним словником. У ньому розміщуються основні терміни та їх визначення, які необхідно знати в процесі вивчення даної теми.
Питання-відповідь
Тут розміщуються відповіді на актуальні питання. Відповіді треба прочитати перед виконанням завдань і тестів.
Які існують типові конфігурації?
BAS Бухгалтерія — беззаперечний лідер за популярністю. Призначений для ведення бухгалтерського та податкового обліку, подання звітності та базового розрахунку заробітної плати. Існує у версіях «Базова» (для одного користувача), «ПРОФ» (для комерційних фірм) та «КОРП» (з розширеним кадровим функціоналом).
BAS Малий бізнес — компактна ERP-система для малих та середніх компаній. Дозволяє контролювати виробництво, закупівлі, склад, продажі та CRM, за винятком складної класичної бухгалтерії.
BAS Управління торгівлею — потужний інструмент для автоматизації оптової та роздрібної торгівлі. Забезпечує аналіз продажів, управління запасами, логістику, взаємовідносини з клієнтами та ціноутворення.
BAS Роздрібна торгівля — спеціалізована конфігурація для окремих магазинів та роздрібних мереж. Оптимізована для робочого місця касира (РМК), підключення торгового обладнання (сканери, фіскальні реєстратори) та управління знижками.
BAS Комплексне управління підприємством (КУП) — єдина система для середніх і великих компаній. Поєднує в собі управлінський, податковий та кадровий облік, CRM, складський модуль та базовий виробничий блок.
BAS ERP — флагманське рішення для автоматизації великих багатопрофільних підприємств і виробництв зі складними технологічними процесами. Включає детальне планування ресурсів, бюджетування, розрахунок собівартості та управління ремонтами.
Якщо в процесі вивчення даного уроку виникли питання - задавайте їх.
Задати питання
Тестування для самоконтролю
Тестування дасть змогу перевірити ваші знання. Після завершення контрольного тесту ви зможете ознайомитися з результатами. Ви повинні відповісти на всі запитання правильно (тест можна пройти кілька разів). Результати тестування отримує ваш викладач (куратор).
Після вивчення даного розділу і виконання завдань можете переходити до наступного >>